会社に勤務して組織というものを学ぶのは良い機会です。
最初の会社、A&A Japanでは日米だけでなく、韓国、台湾、香港、シンガポール、欧州にオーストラリアと世界各地に事務所があり、インターネットもないまだテレックスの時代でした。この時代に、通称「ほうれんそう」と言われる報告・連絡・相談の大切さと基本を身体で覚えたと思います。そして、転職、独立してからも続けているビジネス基本習慣が「議事録」です。
どんな言い訳も許さずに４８時間以内に提出することを自分に課しています。出張が数日におよびいくつもの会議をこなし、夜のおつきあいが翌日の移動などあるといくつかの議事録を一挙にこなさなくてはならない時も出ても言い訳はなし。
即刻議事録を仕上げるには大きな理由が２つあります。
１）人間の記憶は曖昧なので、即書留めるべき。
２）会議決定事項を迅速に遂行させる。
商談交渉を自ら司会しながら、ノートを取るのは場数しかありません。しかし、走り書きノートの行間確認は記憶がまだ新しい間に限ります。当然、司会や交渉をしていると限られた時間内でこちら側の落とし所に決着を持って行くことを相手を読みながら進めることに神経の殆どを集中するので、ノートに詳細まで書留める時間が無いのが現実です。議事録専門で同席させられている場合は多少違いはあると思いますが、多分それは駄目でしょう。きちんとした議事録ができるにはその会議に望む前の準備がものをいうからです。つまり、アジェンダ・資料の準備です。
よくある議事録の失敗例は、会話記録のようにしゃべったことをそのまま書留めているものです。これでは使い物になりません。商談交渉のポイントを如何に簡潔にまとめるスキルを求めらるのは当然です。
会議後のフォローには組織をまたがっていろいろな人々が即刻動かなければいけないことがあります。基本的に商談は営業の仕事ですが、他セクションへの報告・連絡のもとすぐに具体的アクションをとってもらうために議事録は不可欠です。会議の性質上、交渉相手に確認を取る為に、社外交渉相手に送る議事録も当然あります。
私は書式として大切な項目として「ACTION ITEMS」を一番最後に設けています。それは、フォローの必要な項目リストです。項目にはそれぞれ「誰が」「何時まで」に答えを出すかを一目で分かるように箇条書きにしています。関係者が、リスト項目に自分の名前や所属部署を見つければ、議事録内容をしっかり理解する注意喚起にも役立ちます。
上司としては部下の指導にも役立ちます。若手が仕事内容をしっかりと理解しているかどうか？ 詳細フォローをさせるための会議後の復習にもなります。
商談に鞄持ちでついていった初日の帰り道、明日まで議事録提出。当然英語で。書式はファイルにある今までのものを参考にと言い渡されたときには面食らいました。OJT（On the Job Training - 実践教育）の一貫であったと同時に私の力量、スキルを試されたのだろうと今では思います。
組織の大小に関係なく、４８時間以内（基本的には２４時間以内）とACTION ITEMSリストを設けた議事録は絶対にお薦めします。これができなければ論外と言い切ってよいと思います。 ほうれんそうの基本です。
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